Slik setter du opp integrasjonen mellom Tidsbanken og PowerOffice

Oppsettet består av tre deler:

1. Aktiver PowerOffice-modulen og opprett en klientnøkkel i PowerOffice.
2. Konfigurer arbeidsflyten for kunder og prosjektdata til Tidsbanken.
3. Velg og konfigurer hvordan timer skal sendes tilbake til PowerOffice.

Før du begynner: kontroller tilgangene

Slik kontrollerer du at du er administrator i Tidsbanken

1. Logg inn i Tidsbanken.
2. Åpne Integrasjonssenter direkte, eller velg skiftenøkkelen nederst til høyre og deretter Integrasjoner.

Hvis du kan åpne Integrasjonssenteret og velge en integrasjon, har du administratortilgang. Hvis du får beskjed om at du ikke har tilgang, må en administrator i Tidsbanken gi deg nødvendig rolle eller utføre oppsettet.

Slik kontrollerer du at PowerOffice-modulen er aktiv

1. Åpne Integrasjonssenter.
2. Velg PowerOffice.

Modulen er aktiv når du kan koble til eller redigere arbeidsflytene for prosjektdata og timer. Hvis du ser en bestillingsknapp, må du kontakte Tidsbanken for å aktivere modulen.

Dette betyr riktig tilgang i PowerOffice

Du må kunne åpne innstillingene for utvidelser, legge til en egendefinert utvidelse og kopiere klientnøkkelen. Hvis menyvalgene ikke er tilgjengelige, må en administrator i PowerOffice utføre dette trinnet eller gi deg nødvendig tilgang.

Dette bør du avklare

• om kunder, prosjekter og delprosjekter skal hentes til Tidsbanken
• om ansatte skal kobles med ansattnummer eller ansattidentifikator
• om timer skal sendes til timemodulen eller direkte til fakturautkast
• hvilke lønnsarter og arbeidstyper som skal kobles til PowerOffice
• om integrasjonen skal klargjøre timer automatisk
• hvilken dato den første timeoverføringen skal starte fra

Trinn 1: Opprett klientnøkkelen i PowerOffice

1. Logg inn i PowerOffice.

2. Åpne Meny → Innstillinger → Utvidelser.

3. Velg Legg til utvidelse.

4. Velg Egendefinert.

5. Registrer denne applikasjonsnøkkelen:

   6d131e97-213e-4a88-8904-bde7a55f8d35

6. Kopier klientnøkkelen som PowerOffice oppretter.

7. Velg OK.

Klientnøkkelen identifiserer virksomhetens kobling. Oppbevar den som tilkoblingsinformasjon, og ikke legg den ved åpne supportsaker.

Trinn 2: Konfigurer prosjektdata fra PowerOffice til Tidsbanken

1. Åpne Integrasjonssenter.
2. Velg PowerOffice.
3. Velg arbeidsflyten for prosjektdata fra PowerOffice til Tidsbanken.
4. Lim inn klientnøkkelen og vent til den blir godkjent.

Velg hvordan ansatte skal gjenkjennes

Valget brukes når en ansattreferanse i PowerOffice skal kobles til riktig ansatt i Tidsbanken.

• Velg Ansattnummer når samme unike ansattnummer brukes i begge systemer. Dette er normalt det enkleste valget.
• Velg Ansattidentifikator når virksomheten bruker et eget koblingsfelt i Tidsbanken, eller når ansattnumrene ikke er like eller unike på tvers av oppsettet.

Kontroller et utvalg ansatte før arbeidsflyten settes i ordinær drift.

Velg hvor ofte prosjektdata skal hentes

Arbeidsflyten kan kjøres hvert 15. minutt, hvert 30. minutt, hver time, daglig, ukentlig eller månedlig.

Velg hvilke prosjektdata som skal hentes

• Kunder er obligatorisk.
• Velg Prosjekter når prosjektene i PowerOffice skal opprettes eller oppdateres i Tidsbanken.
• Velg Delprosjekter når delprosjektene også skal hentes. Dette valget krever at Prosjekter er valgt.

Kontroller oppsummeringen og velg Start.

Trinn 3: Velg hvordan timer skal sendes til PowerOffice

Åpne arbeidsflyten for timer fra Tidsbanken. Første gang velger du ett av disse alternativene:

1. Timer til timemodulen i PowerOffice
2. Timer til fakturautkast i PowerOffice

Velg timemodulen når PowerOffice skal behandle timer videre som timeregistreringer. Velg fakturautkast når fakturerbare timer skal bli varelinjer som kan kontrolleres og faktureres.

Hvis du senere må bytte arbeidsflyt, må den eksisterende timeflyten kobles fra før den andre kan settes opp. Avklar byttet med Tidsbanken hvis det finnes timer som ikke er ferdig behandlet.

Trinn 4: Konfigurer de felles valgene for timeoverføring

Lim inn klientnøkkelen og vent til den blir godkjent.

Velg ansattkobling for timeoverføringen

Bruk Ansattnummer når samme unike ansattnummer finnes i begge systemer. Bruk Ansattidentifikator når et eget koblingsfelt i Tidsbanken er avtalt.

Valget må passe med ansattoppsettet i PowerOffice. Feil valg kan føre til at timer ikke finner riktig ansatt.

Velg om timer skal klargjøres automatisk

Velg når timeoverføringen skal kjøre

Timeoverføringen kan settes til aldri, daglig, ukentlig eller månedlig.

Velg startdato for første kjøring

Ved første oppsett kan du velge Data skal overføres fra og med.

Timer før den valgte datoen blir markert som overført og sendes ikke i den første kjøringen. Dette kan ikke reverseres fra veiviseren. Kontroller derfor datoen før du velger Start.

Trinn 5A: Konfigurer timer til timemodulen

Velg valgfrie prisopplysninger

• Velg Kostpris når kostpris skal tas med.
• Velg Salgspris når salgspris skal tas med.

La valgene være av hvis prisene skal styres i PowerOffice.

Trenger du spesialfiltrering?

Du kan ikke konfigurere spesialfiltrering i dette oppsettet. Kontakt Tidsbanken hvis virksomheten trenger at bare bestemte timer skal overføres. Tidsbanken vurderer behovet og setter opp filteret.

Koble lønnsarter til timetyper

Kontroller hver lønnsart fra Tidsbanken og velg riktig timetype i PowerOffice. Lønnsarter uten en særskilt kobling behandles som ordinær tid.

Koble arbeidstyper til aktiviteter

Kontroller hver arbeidstype fra Tidsbanken. Alle timer som skal overføres til PowerOffice, må være omfattet av koblingen mot PowerOffice-aktiviteter. Velg riktig aktivitet for arbeidstypen. La aktivitetsvalget være tomt bare når timene ikke skal ha en bestemt aktivitet i PowerOffice.

Kontroller oppsummeringen og velg Start eller Oppdater.

Trinn 5B: Konfigurer timer til fakturautkast

Velg om avdeling skal følge varelinjen

• Velg Ja når avdelingen fra timelinjen i Tidsbanken skal settes på varelinjen.
• Velg Nei når varelinjen skal arve avdelingen fra fakturautkastet.

Velg gruppering av varelinjene

Du kan velge:

• ingen gruppering
• dato
• ansatt
• ansatt og dato

Ansatt og dato er standardvalget og gir et detaljert, men ryddig fakturagrunnlag. Velg en enklere gruppering hvis kunden ikke trenger dette detaljnivået.

Koble lønnsarter til produkter

Velg hvilket produkt i PowerOffice hver lønnsart i Tidsbanken skal bruke. Koblingen bestemmer produktet på varelinjen i fakturautkastet.

Kontroller oppsummeringen og velg Start eller Oppdater.

Kontroller at oppsettet virker

Prosjektdata

1. Opprett eller velg en kontrollkunde i PowerOffice.
2. Opprett et prosjekt og eventuelt et delprosjekt.
3. Vent til neste planlagte kjøring, eller bruk Play-knappen på arbeidsflyten.
4. Kontroller kunde, prosjekt og delprosjekt i Tidsbanken.

Timer

1. Registrer en avgrenset testtime i Tidsbanken.
2. Velg kunde, prosjekt, eventuell arbeidstype og riktig fakturerbar status.
3. Godkjenn timen.
4. Klargjør timen manuelt hvis automatisk klargjøring er av.
5. Vent til neste planlagte kjøring, eller bruk Play-knappen på arbeidsflyten.
6. Kontroller timen i timemodulen eller fakturautkastet i PowerOffice.
7. Åpne Historikk i Tidsbanken og kontroller statusen.

Når bør arbeidsflyten kjøres manuelt?

Bruk manuell kjøring ved første kontroll, etter at et oppsett er rettet, eller når du må hente eller sende data før neste planlagte kjøring. Til vanlig bør den planlagte kjøringen brukes.

Slik starter du manuelt:

1. Åpne PowerOffice i Integrasjonssenteret.
2. Finn arbeidsflyten du vil kjøre.
3. Velg Play-knappen på arbeidsflytkortet.
4. Vent til kjøringen er ferdig.
5. Kontroller tidspunktet for siste kjøring og resultatet i mottakersystemet.

Hvis noe feiler, se Feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og PowerOffice.

Se også hvilke opplysninger som utveksles mellom Tidsbanken og PowerOffice.