Hvilke opplysninger utveksles mellom Tidsbanken og PowerOffice?

Integrasjonen har én dataflyt inn til Tidsbanken og én valgt dataflyt tilbake til PowerOffice:

Kunder og prosjektdata hentes fra PowerOffice til Tidsbanken.
Godkjente og klargjorte timer sendes enten til timemodulen eller til fakturautkast i PowerOffice.

Fra PowerOffice til Tidsbanken

Kunder

Kunder er obligatoriske i arbeidsflyten for prosjektdata. Integrasjonen bruker kundereferansen og kundenavnet slik at prosjektet og senere timer kan knyttes til riktig kunde i Tidsbanken.

Prosjekter

Prosjekter kan velges i oppsettet. Integrasjonen bruker prosjektreferansen og prosjektnavnet for å opprette eller oppdatere prosjektgrunnlaget i Tidsbanken.

Delprosjekter

Delprosjekter kan velges når prosjektflyten er aktiv. Delprosjektreferansen og navnet brukes til å gi et mer detaljert nivå for timeføring og fakturering.

Ansattreferanser i prosjektdata

Når prosjektdata inneholder en ansattreferanse som skal kobles til en ansatt i Tidsbanken, brukes koblingsmetoden som er valgt i oppsettet:

ansattnummer
ansattidentifikator

Fra Tidsbanken til timemodulen i PowerOffice

Følgende opplysninger kan inngå i eller knyttes til en overført timelinje:

dato
fra- og til-klokkeslett
antall timer
ansattnummer eller ansattidentifikator
ansattnavn
kunde
prosjekt
delprosjekt
arbeidstype
aktivitet i PowerOffice
lønnsart
timetype i PowerOffice
fakturerbar status
fakturerbart antall
notat eller beskrivelse
kostpris, når dette er valgt
salgspris, når dette er valgt

Hvilke verdier som sendes, avhenger av registreringen og koblingene i oppsettet.

Fra Tidsbanken til fakturautkast i PowerOffice

Fakturerbare timer kan opprettes som varelinjer. En varelinje kan bruke:

produkt, koblet fra lønnsarten i Tidsbanken
beskrivelse
kunde
prosjekt eller delprosjekt
avdeling fra timelinjen i Tidsbanken, når dette er valgt
antall fakturerbare timer
dato
ansatt

Varelinjene kan grupperes etter:

ingen gruppering
dato
ansatt
ansatt og dato

Hvis avdeling fra Tidsbanken ikke brukes, arver varelinjen avdelingen fra fakturautkastet.

Slik brukes koblingene

Ansattnummer eller ansattidentifikator → ansatt

Valgt koblingsmetode bestemmer hvordan en ansatt i Tidsbanken gjenkjennes i PowerOffice.

Kunde → kunde

Kundereferansen knytter prosjektdata, timer og fakturagrunnlag til riktig kunde.

Prosjekt og delprosjekt → prosjektgrunnlag

Prosjekt- og delprosjektreferansene bestemmer hvor timer og fakturagrunnlag plasseres.

Lønnsart → timetype eller produkt

Ved overføring til timemodulen kobles lønnsarten til en timetype i PowerOffice.
Ved overføring til fakturautkast kobles lønnsarten til et produkt i PowerOffice.

Arbeidstype → aktivitet

Ved overføring til timemodulen må alle arbeidstyper som brukes på timer som skal overføres, være omfattet av koblingen mot PowerOffice-aktiviteter. La aktivitetsvalget være tomt bare når timene ikke skal ha en bestemt aktivitet i PowerOffice.

Avdeling → varelinje

Ved overføring til fakturautkast kan avdelingen fra timelinjen settes på varelinjen. Hvis dette er slått av, brukes avdelingen fra fakturautkastet.

Opplysninger som brukes til kontroll og historikk

Overføringshistorikken kan vise:

om linjen er overført
feilmelding
overføringsdato
dato og klokkeslett
ansatt og valgt identifikator
kunde
prosjekt
delprosjekt
aktivitet
medgått tid
fakturerbar status
fakturerbart antall

Historikken brukes til å kontrollere hva som er sendt, og til å finne årsaken når en linje feiler.

Dette styres av konfigurasjonen

Klientnøkkel: Bestemmer hvilken PowerOffice-virksomhet som er koblet til.
Kjøreintervall: Bestemmer hvor ofte hver arbeidsflyt kjøres.
Valgte prosjektdata: Bestemmer om prosjekter og delprosjekter hentes i tillegg til kunder.
Ansattkobling: Bestemmer om ansattnummer eller ansattidentifikator brukes.
Automatisk klargjøring: Bestemmer om timer klargjøres som del av overføringen.
Startdato: Avgrenser hvilke eksisterende timer som skal overføres ved første oppsett.
Lønnsartkobling: Bestemmer timetype eller produkt i PowerOffice.
Arbeidstypekobling: Bestemmer aktivitet i PowerOffice.
Prisvalg: Bestemmer om kostpris og salgspris tas med til timemodulen.
Avdelingsvalg og gruppering: Bestemmer hvordan varelinjer opprettes i fakturautkastet.

Opplysninger som ikke er en del av den løpende forretningsdataflyten

Klientnøkkelen brukes til å godkjenne forbindelsen mellom systemene. Den er ikke en kunde-, prosjekt- eller timeopplysning og skal ikke vises i historikk eller åpne supportsaker.

Integrasjonen sender ikke passord mellom systemene.

Se hvordan du setter opp integrasjonen mellom Tidsbanken og PowerOffice.

Se også feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og PowerOffice.