Gå til innhold
Norsk – Norge
ℹ️ Finner du ikke svaret? Opprett en sak her
Logg inn i Tidsbanken
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Slik setter du opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Contracting Works

Registrer tenant-ID, kontroller arbeidsflytene og test overføringen.

Oppsettet består av tre deler:

  1. Be Tidsbanken aktivere Contracting Works-modulen.
  2. Koble Tidsbanken til riktig Contracting Works-virksomhet med tenant-ID.
  3. Kontroller arbeidsflytene for grunndata og timer.

Før du begynner: kontroller tilgangene

Slik kontrollerer du at du er administrator i Tidsbanken

  1. Logg inn i Tidsbanken.
  2. Åpne Integrasjonssenter direkte, eller velg skiftenøkkelen nederst til høyre og deretter Integrasjoner.

Hvis du kan åpne Integrasjonssenteret og velge en integrasjon, har du administratortilgang. Hvis du får beskjed om at du ikke har tilgang, må en administrator i Tidsbanken gi deg nødvendig rolle eller utføre oppsettet.

Slik kontrollerer du at Contracting Works-modulen er aktiv

  1. Åpne Integrasjonssenter.
  2. Velg Contracting Works.

Modulen er aktiv når du ser feltet Contracting Works Tenant ID eller de eksisterende arbeidsflytene. Hvis du ser en knapp for å kontakte Tidsbanken, må du be Tidsbanken aktivere modulen.

Dette betyr riktig tilgang i Contracting Works

Du må kunne få bekreftet tenant-ID-en for virksomheten som skal kobles til. Hvis du er usikker på hvilken verdi som er riktig, må en Contracting Works-administrator eller Tidsbanken hjelpe deg.

Bruk ikke tenant-ID fra et annet firma, en testvirksomhet eller et overordnet kundeforhold.

Dette bør du avklare

  • hvilken Contracting Works-virksomhet som skal kobles til
  • riktig tenant-ID
  • hvilke arbeidsordre som skal være tilgjengelige i Tidsbanken
  • om ansattnummer, lønnsartnummer og avdelingsnummer finnes og samsvarer mellom systemene
  • om timer skal klargjøres automatisk før overføring
  • når første test kan gjennomføres

Trinn 1: Be Tidsbanken aktivere integrasjonen

Kontakt Tidsbanken for å aktivere Contracting Works-integrasjonen. Integrasjonen kan ikke bestilles direkte fra integrasjonskortet.

Tidsbanken kontrollerer at riktig modul og nødvendige tilganger er på plass.

Trinn 2: Finn og kontroller tenant-ID

Tenant-ID identifiserer Contracting Works-virksomheten integrasjonen skal bruke.

Be en Contracting Works-administrator eller Tidsbanken bekrefte tenant-ID-en. Kontroller virksomhetsnavnet før verdien registreres.

Behandle tenant-ID-en som tilkoblingsinformasjon. Den skal ikke publiseres eller legges ved åpne supportsaker.

Trinn 3: Opprett integrasjonen i Tidsbanken

  1. Åpne Integrasjonssenter.
  2. Velg Contracting Works.
  3. Skriv inn verdien i Contracting Works Tenant ID.
  4. Kontroller at hele verdien er med, uten mellomrom før eller etter.
  5. Velg Opprett ny integrasjon.
  6. Vent til arbeidsflytene vises.

Trinn 4: Kontroller arbeidsflytene

Avhengig av oppsettet kan du se disse arbeidsflytene:

  • Oppdater prosjekter
  • Oppdater lønnsarter
  • Oppdater ansatte
  • Oppdater avdelinger
  • Overfør timer til Contracting Works

Arbeidsflyten for avdelinger er ikke med i alle nye standardoppsett. Kontakt Tidsbanken hvis virksomheten trenger denne koblingen og kortet ikke vises.

Hver arbeidsflyt viser når den sist ble kjørt. Aldri kjørt betyr at arbeidsflyten ikke har fullført en kjøring ennå.

Krav for at en arbeidsordre skal opprettes som prosjekt

Standardoppsettet henter nye og endrede arbeidsordre fra Contracting Works. For at en arbeidsordre skal kunne opprettes som prosjekt i Tidsbanken:

  • Arbeidsordren må være tilgjengelig gjennom Contracting Works-integrasjonen.
  • Den må ha et arbeidsordrenummer. Nummeret brukes som prosjektnummer i Tidsbanken og må være unikt.
  • Den må ha en stabil intern referanse i Contracting Works. Denne lagres som skjult ekstern referanse i Tidsbanken.

Arbeidsstedets navn brukes som prosjektnavn. Mangler navnet, opprettes prosjektet med navnet Uten navn. Beskrivelsen på arbeidsordren blir prosjektnotat. Ansattnummeret til jobbansvarlig og avdelingsnummeret brukes når disse opplysningene finnes.

Må «Synkroniser til håndholdt» være valgt?

Nei. Standardarbeidsflyten kontrollerer ikke dette valget. Start- og sluttdato, kundetilknytning og «Synkroniser til håndholdt» er heller ikke standardkrav for at prosjektet skal opprettes i Tidsbanken.

Tidsbanken kan ha lagt inn et eget filter for virksomheten. Et slikt filter kan gi andre krav, og må kontrolleres av Tidsbanken.

Endre ikke arbeidsordrenummeret etter at arbeidsordren er synkronisert. Integrasjonen oppdager renummerering og stopper oppdateringen for å unngå at det opprettes et duplikat. Kontakt Tidsbanken hvis et synkronisert arbeidsordrenummer må endres.

Hva gjør arbeidsflytene for ansatte, lønnsarter og avdelinger?

Disse arbeidsflytene oppretter eller oppdaterer ikke ansatte, lønnsarter eller avdelinger i Tidsbanken. Oppføringene må finnes fra før.

  • Oppdater ansatte finner riktig ansatt ved hjelp av ansattnummeret.
  • Oppdater lønnsarter finner riktig lønnsart ved hjelp av lønnsartnummeret.
  • Oppdater avdelinger finner riktig avdeling ved hjelp av avdelingsnummeret.

Når integrasjonen finner en oppføring med samme nummer, setter eller kontrollerer den en skjult ekstern referanse. Nummeret må derfor være riktig og unikt.

Hvordan velger jeg kjøreintervall?

Du kan ikke endre kjøreplanen i dette skjermbildet. Integrasjonen opprettes med planlagte arbeidsflyter. Kontakt Tidsbanken hvis virksomheten trenger en annen frekvens.

Play-knappen brukes til manuell kjøring ved første test, etter en retting eller når data må oppdateres før neste planlagte kjøring.

Trinn 5: Velg automatisk klargjøring av timer

Valget Automatisk timeklargjøring vises på arbeidsflyten for timer.

Hva skjer når timer klargjøres automatisk?

Timer må være klargjort i Tidsbanken før de kan overføres. Slår du på Automatisk timeklargjøring, klargjøres timene som en del av overføringen til Contracting Works.

Hvis en klargjort time senere endres, oppretter Tidsbanken eventuelle justeringsposter slik at endringen kan overføres til Contracting Works.

La valget være av hvis timene skal klargjøres manuelt, for eksempel fordi virksomheten har en intern kontrollrutine før overføring.

Trinn 6: Kjør første synkronisering

Kjør arbeidsflytene i denne rekkefølgen:

  1. Oppdater avdelinger, hvis arbeidsflyten vises
  2. Oppdater ansatte
  3. Oppdater lønnsarter
  4. Oppdater prosjekter
  5. Overfør timer til Contracting Works

Koblingsreferansene og prosjektene bør kontrolleres før timer sendes. Da reduserer du risikoen for at en time mangler kobling til ansatt, lønnsart, avdeling eller arbeidsordre.

Når du velger Play-knappen:

  1. Kontroller at du har valgt riktig arbeidsflyt.
  2. Bekreft at arbeidsflyten skal kjøres.
  3. Vent til lasteindikatoren er borte.
  4. Kontroller at tidspunktet for siste kjøring er oppdatert.

Kontroller at oppsettet virker

Grunndata og arbeidsordre

  1. Kontroller at samme avdelingsnummer, ansattnummer og lønnsartnummer finnes i Contracting Works og Tidsbanken.
  2. Velg én kjent arbeidsordre med et stabilt og unikt arbeidsordrenummer.
  3. Bruk Play-knappen på de aktuelle arbeidsflytene.
  4. Kontroller at kjøringene fullføres uten feil.
  5. Kontroller at arbeidsordren er tilgjengelig for timeføring i Tidsbanken.

Timer

  1. Registrer en avgrenset testtime på den kontrollerte arbeidsordren.
  2. Bruk riktig lønnsart og avdeling.
  3. Godkjenn timen.
  4. Klargjør timen manuelt hvis automatisk timeklargjøring er av.
  5. Bruk Play-knappen på Overfør timer til Contracting Works.
  6. Kontroller at tidspunktet for siste kjøring oppdateres.
  7. Kontroller timen på riktig arbeidsordre i Contracting Works.

Hvis noe feiler, se Feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og Contracting Works.

Se også hvilke opplysninger som utveksles mellom Tidsbanken og Contracting Works.