Hvilke opplysninger utveksles mellom Tidsbanken og Contracting Works?

Integrasjonen støtter fire arbeidsflyter fra Contracting Works til Tidsbanken og én arbeidsflyt tilbake. Hvilke som vises, avhenger av oppsettet:

1. prosjekter og arbeidsordre
2. lønnsarter
3. ansatte
4. avdelinger
5. timer fra Tidsbanken til Contracting Works

Fra Contracting Works til Tidsbanken

Prosjekter og arbeidsordre

Arbeidsflyten oppretter eller oppdaterer prosjektgrunnlaget ansatte bruker ved timeføring:

• Arbeidsordrenummer → prosjektnummer
• Intern arbeidsordrereferanse → skjult ekstern referanse
• Navn på arbeidssted → prosjektnavn
• Beskrivelse → prosjektnotat
• Ansattnummer for jobbansvarlig → prosjektansvarlig
• Avdelingsnummer → avdeling
• Status, klar til fakturering og avslutningsdato → prosjektstatus

Hvis arbeidsstedet mangler navn, opprettes prosjektet med navnet Uten navn. Prosjektnummeret gjenbrukes ved senere oppdateringer. Den skjulte eksterne referansen brukes for at timen senere skal kunne knyttes tilbake til riktig arbeidsordre.

Lønnsarter og ekstern referanse

Lønnsarten må finnes i Tidsbanken fra før. Arbeidsflyten:

• finner lønnsarten ved hjelp av lønnsartnummeret
• kontrollerer at koblingen er entydig
• setter eller kontrollerer en skjult ekstern referanse til Contracting Works

Navn og andre lønnsartopplysninger oppdateres ikke av denne arbeidsflyten.

Ansatte og ekstern referanse

Den ansatte må finnes i Tidsbanken fra før. Arbeidsflyten:

• finner den ansatte ved hjelp av ansattnummeret
• kontrollerer at koblingen er entydig
• setter eller kontrollerer en skjult ekstern referanse til Contracting Works

Navn, status og øvrige ansattopplysninger oppdateres ikke av denne arbeidsflyten.

Avdelinger og ekstern referanse

Avdelingen må finnes i Tidsbanken fra før. Arbeidsflyten:

• finner avdelingen ved hjelp av avdelingsnummeret
• kontrollerer at koblingen er entydig
• setter eller kontrollerer en skjult ekstern referanse til Contracting Works

Navn og andre avdelingsopplysninger oppdateres ikke av denne arbeidsflyten.

Fra Tidsbanken til Contracting Works

Arbeidsflyten overfører godkjente og klargjorte timer til riktig arbeidsordre.

Følgende opplysninger sendes:

• skjult ekstern referanse for ansatt
• skjult ekstern referanse for lønnsart
• skjult ekstern referanse for arbeidsordre
• dato
• antall timer
• antall fakturerbare timer
• start- og sluttklokkeslett når starttid finnes
• notat fra timeføringen
• timelinjens ID fra Tidsbanken som ekstern referanse
• godkjenningsstatusen Approved

Timer uten ekstern referanse for ansatt, lønnsart eller arbeidsordre blir ikke sendt. Start- og sluttklokkeslett utelates når timen ikke har en starttid.

Slik brukes koblingene

Arbeidsordre → arbeidsordre

Referansen fra Contracting Works lagres i prosjektgrunnlaget i Tidsbanken. Når timer sendes tilbake, brukes referansen for å plassere dem på riktig arbeidsordre.

Ansattnummer → skjult ekstern referanse

Ansattnummeret brukes for å finne riktig eksisterende ansatt i Tidsbanken. Den skjulte eksterne referansen brukes deretter for å koble timen til riktig ansatt i Contracting Works.

Lønnsartnummer → skjult ekstern referanse

Lønnsartnummeret brukes for å finne riktig eksisterende lønnsart i Tidsbanken. Den skjulte eksterne referansen kobler lønnsarten til Contracting Works.

Avdelingsnummer → skjult ekstern referanse

Avdelingsnummeret brukes for å finne riktig eksisterende avdeling i Tidsbanken. Den skjulte eksterne referansen kobler avdelingen til Contracting Works.

Opplysninger som brukes til å styre integrasjonen

Integrasjonsoppsettet lagrer også tekniske kontrollopplysninger:

• tenant-ID
• miljø, for eksempel produksjon eller test
• navn og type på arbeidsflyten
• planlagt kjøreintervall
• tidspunkt for siste kjøring
• om timer skal klargjøres automatisk

Disse opplysningene styrer forbindelsen og arbeidsflytene, men er ikke nye prosjekt- eller timefelt i Contracting Works.

Dette inngår ikke som egne dataflyter

Integrasjonen har ikke egne dataflyter for:

• kundedata som en separat kundesynkronisering
• dokumenter og vedlegg
• vaktlister
• lønnsutbetaling

Kundeopplysninger hentes ikke av standardarbeidsflyten for prosjekter.

Kontroller dataene etter oppsett

1. Kontroller at avdelingsnummer, ansattnummer og lønnsartnummer finnes og samsvarer i begge systemer.
2. Bruk Play-knappen på avdelinger, ansatte, lønnsarter og prosjekter.
3. Kontroller at arbeidsflytene fullføres uten feil. De eksterne referansene er skjulte og kontrolleres derfor gjennom kjøringsresultatet.
4. Registrer en testtime på en kjent arbeidsordre.
5. Godkjenn og klargjør timen.
6. Bruk Play-knappen på timeoverføringen.
7. Kontroller ansatt, arbeidsordre, dato, antall, fakturerbart antall, lønnsart og notat i Contracting Works.

Se hvordan du setter opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Contracting Works.

Se også feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og Contracting Works.