Hvilke opplysninger utveksles mellom Tidsbanken og Visma Payroll?

Integrasjonen har to dataflyter:

Ansattopplysninger hentes fra Visma Payroll/Employee til Tidsbanken.
Ferdig beregnet lønnsgrunnlag sendes fra Tidsbanken til Visma Payroll.

Modulene Ansatte og Lønn styrer hvilke dataflyter virksomheten bruker.

Fra Visma Payroll/Employee til Tidsbanken

Ansattsynkroniseringen bruker Visma Payroll/Employee som kilde. Den enkelte ansatte kan tas med eller utelates i oppsettet.

Identitet

Visma Employee-ID, brukt som ekstern kobling
ansattnummer
fornavn
etternavn

Ansattnummeret i Visma Payroll kobles enten mot ansattnummer eller ansattidentifikator i Tidsbanken. Koblingsmetoden velges i Integrasjonssenteret.

Valgfrie kontakt- og personopplysninger

Følgende opplysninger kan velges separat i oppsettet:

adresse
e-post
telefonnummer
fødselsdato

Bare valgte opplysninger synkroniseres. Verdien må finnes i Visma Payroll/Employee, og appen må ha tilgang til den.

Timelønn

Timelønn kan synkroniseres:

for bestemte ansatte som velges i oppsettet
automatisk for nye ansatte som opprettes etter at integrasjonen er aktivert

En ansatt må være valgt for ansattsynkronisering før timelønn kan velges.

Avdeling

I oppsettet kan du velge en hovedavdeling eller avdeling i Tidsbanken. Denne brukes som plassering for ansatte som behandles av integrasjonen. Du kan også velge Ingen avdeling.

Fra Tidsbanken til Visma Payroll

Tidsbanken beregner og klargjør lønnsgrunnlaget før overføring. Grunnlaget kan omfatte:

ordinære timer
overtid
tillegg
fravær

Hvilke linjer som opprettes, avhenger av registreringene, arbeidstidsreglene og lønnsoppsettet i Tidsbanken.

Opplysninger per lønnslinje

Overføringshistorikken viser at hver linje inneholder eller knyttes til:

ansattnummer
ansattnavn
dato
lønnsartnummer
antall timer eller antall
avdelingsnummer
avdelingsnavn
status og eventuell feilmelding

Opplysninger som valideres ved overføring

Før eller under overføringen kontrollerer løsningen blant annet:

at den ansatte finnes i Visma Payroll
at et gyldig arbeidsforhold dekker perioden
om den ansatte har flere stillinger eller arbeidsforhold
at lønnsarten finnes og er gyldig
at kostnadsbærere finnes og er gyldige
om samme periode ser ut til å ha blitt overført tidligere

Opplysninger som brukes til kontroll og historikk

En lønnsoverføring lagres som en batch. Historikken bruker blant annet:

batch-ID
firma eller tenant
overføringsperiode
tidspunkt
behandlingsstatus
antall linjer
antall ferdige og feilede linjer
handling, for eksempel opprettelse eller tilbakeføring

Opplysningene gjør det mulig å følge en aktiv overføring og undersøke enkeltlinjer i etterkant.

Dette styres av konfigurasjonen

Firma og tenant-ID: Bestemmer hvilket Visma Payroll-firma data utveksles med.
Ansattnummer: Kobler Visma Payrolls ansattnummer til ansattnummeret i Tidsbanken.
Ansattidentifikator: Kobler Visma Payrolls ansattnummer til identifikator i Tidsbanken.
Valgte ansatte: Bestemmer hvem som synkroniseres fra Visma Payroll/Employee.
Valgfrie felt: Bestemmer om adresse, e-post, telefon og fødselsdato synkroniseres.
Timelønn: Bestemmer hvem som får timelønn synkronisert.
Hovedavdeling: Bestemmer plassering i Tidsbanken for ansatte i flyten.

Kontroller dataene etter oppsett

Ansatte

Aktiver ansattsynkroniseringen.
Åpne ferdigstillingssiden for ansattimport.
Kontroller et utvalg nye og eksisterende ansatte.
Kontroller koblingsnøkkel, navn, avdeling og valgte kontaktopplysninger.
Kontroller timelønn for en ansatt som er valgt, og en som ikke er valgt.

Lønn

Velg en avgrenset testperiode.
Kjør kontrollen av lønnsgrunnlaget.
Rett alle varsler om ansatte, arbeidsforhold, lønnsarter og kostnadsbærere.
Start overføringen.
Kontroller ansatt, dato, lønnsart, antall og avdeling i historikken.
Kontroller samme utvalg i Visma Payroll.

Se hvordan du setter opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Visma Payroll.

Se også feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og Visma Payroll.