Slik setter du opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Visma Payroll

Integrasjonen har to separate deler:

1. Ansatte fra Visma Payroll/Employee til Tidsbanken
2. Lønnsgrunnlag fra Tidsbanken til Visma Payroll

Du kan bruke én eller begge. Først legger du til Visma Payroll-firmaet. Deretter konfigurerer du delene som virksomheten skal bruke.

Før du begynner: kontroller tilgangene

Slik kontrollerer du at du er administrator i Tidsbanken

1. Logg inn i Tidsbanken.
2. Åpne Integrasjonssenter direkte, eller velg skiftenøkkelen nederst til høyre og deretter Integrasjoner.

Hvis du kan åpne Integrasjonssenteret og velge en integrasjon, har du administratortilgang. Hvis du får beskjed om at du ikke har tilgang, må en administrator i Tidsbanken gi deg nødvendig rolle eller utføre oppsettet.

Slik kontrollerer du at Payroll-modulene er aktive

1. Åpne Integrasjonssenter.
2. Velg Visma Payroll.
3. Åpne eller legg til et firmakort.

På firmakortet ser du modulene Lønn og Ansatte:

• En grønn hake betyr at modulen er aktiv.
• Bestill betyr at modulen ikke er aktiv.

Ansatte kreves for ansattsynkronisering. Lønn kreves for overføring av lønnsgrunnlag.

Dette betyr at Tidsbanken har riktig tilgang

Tidsbanken-appen må være godkjent for det Visma Payroll-firmaet du skal koble til, og må ha tilgangene som den aktuelle dataflyten krever.

• For ansattsynkronisering må appen ha tilgang til ansattopplysningene som skal hentes.
• For lønnsoverføring må Accounting Read Access være aktivert.

En bruker som kan administrere apper og tilganger for firmaet i Visma, må kontrollere dette. Når firmaets tenant-ID blir godkjent av Tidsbanken, kan firmakortet lagres.

Slik finner du riktig tenant-ID

1. Åpne Visma Admin.
2. Velg Company.
3. Velg firmaet som skal kobles til, og velg Edit.
4. Åpne Configuration.
5. Kopier verdien i feltet Tenant id.

Bruk firmaets tenant-ID, ikke en kunde-ID eller en overordnet organisasjons-ID.

Før du setter opp ansattsynkronisering: slik kobles ansatte

I oppsettet for Ansatte blir du bedt om å velge hvordan ansatte skal kobles mellom systemene:

• Ansattnummer kobler ansattnummeret i Visma Payroll til det vanlige ansattnummeret i Tidsbanken. Dette er det anbefalte standardvalget når samme ansattnummer brukes i begge systemer.
• Ansattidentifikator kobler ansattnummeret i Visma Payroll til et eget alternativt koblingsfelt i Tidsbanken. Velg dette når ansattnumrene er forskjellige, eller når ansatte fra flere Payroll-firmaer skal synkroniseres til samme Tidsbanken-kunde.

Den valgte verdien må være unik og peke til samme person. Ansattnummer kan bare velges for det første Payroll-firmaet i oppsettet.

Trinn 1: Legg til et Visma Payroll-firma

1. Åpne Integrasjonssenter, og velg Visma Payroll.
2. Velg Opprett ny integrasjon. Hvis et firma allerede finnes, velger du Legg til firma.
3. Skriv inn et gjenkjennelig firmanavn.
4. Lim inn firmaets tenant-ID.
5. Velg Lagre.
6. Vent mens Tidsbanken kontrollerer tilgangen.

Hvis tenant-ID-en allerede er registrert, vises TenantId må være unik. Hvis Tidsbanken ikke har tilgang til firmaet, vises TenantId er ikke autorisert.

Arbeidsflyt 1: Hent ansatte fra Visma Payroll

Denne delen krever at modulen Ansatte er aktiv.

1. Finn riktig firmakort i Visma Payroll-delen av Integrasjonssenteret.

2. Velg Koble til under Ansatte.

3. Velg Ansattnummer eller Ansattidentifikator som beskrevet ovenfor.

4. Velg om timelønn skal synkroniseres automatisk for ansatte som opprettes etter at integrasjonen er aktivert.

   Hva gjelder valget for automatisk timelønn?
   Valget gjelder nye ansatte som opprettes etter aktivering. For ansatte som allerede finnes, velger du senere i veiviseren hvem som skal få timelønn synkronisert.

5. Velg eventuell hovedavdeling eller avdeling i Tidsbanken. Velg Ingen avdeling hvis integrasjonen ikke skal plassere de ansatte i en bestemt avdeling.

6. Velg hvilke valgfrie opplysninger som skal synkroniseres: adresse, e-post, telefonnummer og fødselsdato.

7. Kontroller koblingen mellom ansatte i Visma Payroll og Tidsbanken.

8. Rett eventuelle koblingsfeil, og bekreft bare foreslåtte koblinger når du er sikker på at oppføringene gjelder samme person.

9. Merk ansatte som skal synkroniseres.

10. Merk hvilke av de valgte ansatte som også skal få timelønn synkronisert.

11. Velg Fullfør, og deretter Koble til.

Når aktiveringen er ferdig, åpner du ferdigstillingssiden og kontrollerer nye og endrede ansatte før de tas i bruk i Tidsbanken.

Arbeidsflyt 2: Overfør lønnsgrunnlag til Visma Payroll

Denne delen krever at modulen Lønn er aktiv.

1. Kontroller at riktig firma og tenant-ID er registrert i Integrasjonssenteret.
2. Kontroller at Accounting Read Access er aktivert for Tidsbanken-appen i Visma.
3. Kontroller at ansatte, arbeidsforhold, lønnsarter og kostnadsbærere finnes og er gyldige i Visma Payroll.
4. Gjør lønnsbehandlingen som vanlig i Tidsbanken.
5. Velg riktig Visma Payroll-firma når lønnsgrunnlaget skal overføres.
6. Velg perioden, og start kontrollen av lønnsgrunnlaget.
7. Rett alle avvik som vises før overføring.
8. Start overføringen, og følg status til den er ferdig.
9. Kontroller overføringshistorikken og resultatet i Visma Payroll.

Endre et aktivt oppsett

Firma og tenant-ID

1. Velg redigeringsknappen på firmakortet.
2. Endre firmanavn eller tenant-ID.
3. Velg Lagre.

Tenant-ID-en kontrolleres på nytt når du lagrer.

Ansattsynkronisering

1. Velg Rediger under Ansatte.
2. Gå gjennom veiviseren og endre ønskede valg.
3. Velg Fullfør, og deretter Oppdater.

Koble fra eller fjerne et firma

• Velg Koble fra under Ansatte for å deaktivere ansattsynkroniseringen for firmaet.
• Bruk sletteknappen på firmakortet for å fjerne firmaet fra integrasjonen.

Hvis du fjerner det siste firmaet, slettes selve integrasjonsoppsettet.

Kontroller at oppsettet virker

Ansatte

1. Kontroller at Ansatte har en grønn hake på firmakortet.
2. Åpne ferdigstillingssiden for ansattimport.
3. Kontroller et utvalg nye og eksisterende ansatte.
4. Kontroller koblingsmetode, navn, avdeling, valgte kontaktopplysninger og eventuell timelønn.

Lønn

1. Velg en avgrenset, avtalt testperiode.
2. Kjør kontrollen og rett alle avvik.
3. Start overføringen.
4. Kontroller ansattnummer, dato, lønnsartnummer, antall og avdelingsnummer i historikken.
5. Kontroller samme utvalg i Visma Payroll.

Hvis noe feiler, se Feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og Visma Payroll.

Se også hvilke opplysninger som utveksles mellom Tidsbanken og Visma Payroll.