Integrasjonen mellom Tidsbanken og Business NXT

Integrasjonen reduserer dobbeltregistrering ved å flytte aktuelle opplysninger mellom Tidsbanken og Business NXT. Den er ikke en fast standardpakke. Tidsbanken avklarer behovet med virksomheten og konfigurerer dataflyt, feltkoblinger og arbeidsflyter for den enkelte kundecasen.

Det gjør at integrasjonen kan følge strukturen virksomheten allerede bruker for prosjekter, ordrer, aktiviteter, dimensjoner og produkter.

Dette kan integrasjonen løse

Avhengig av avtalt oppsett kan integrasjonen:

• hente kunder, prosjekter, ordrer, aktiviteter og produkter fra Business NXT til Tidsbanken
• gi ansatte et oppdatert grunnlag for timeføring og registrering av vareuttak i Tidsbanken
• overføre timer fra Tidsbanken til aktivitetstabellen eller til ordrelinjer i Business NXT
• overføre vareuttak og annet registrert forbruk fra Tidsbanken til ordrelinjer
• opprette kostnadsbilag basert på timer og tillegg når dette inngår i løsningen
• føre dimensjoner som avdeling, koststed og lokasjon på avtalt nivå
• starte innkommende arbeidsflyter via webhook eller la en administrator kjøre dem manuelt med Play-knappen
• kjøre utgående arbeidsflyter etter en avtalt plan eller manuelt

Integrasjonen tilpasses virksomheten

Før oppsettet blir Tidsbanken og virksomheten enige om:

• hvilke registre som skal komme fra Business NXT
• hva ansatte skal føre på i Tidsbanken
• om timeeksporten skal gå til aktivitetstabellen eller til ordrelinjer
• om ordrelinjene skal være detaljerte eller grupperte
• hvordan vareuttak skal overføres
• hvilke dimensjoner, priser, enheter og referanser som skal følge dataene
• om innkommende arbeidsflyter skal startes via webhook eller manuelt
• om utgående arbeidsflyter skal kjøre etter en plan eller manuelt

Tidsbanken konfigurerer mappingen for kundecasen i samarbeid med virksomheten og ofte virksomhetens Visma-leverandør. Du kan ikke sette opp eller vedlikeholde mappingen selv. Integrasjonssenteret brukes til å se og starte arbeidsflytene etter at de er konfigurert.

Variantene for timeeksport

Timer til aktivitetstabellen

Denne varianten oppretter aktiviteter eller timeposter i aktivitetstabellen i Business NXT. Timene blir knyttet til den ansatte og kan brukes til oppfølging i Business NXT og videre rapportering, for eksempel i OneStop Reporting.

I kartleggingen avklarer virksomheten, Tidsbanken og eventuelt Visma-leverandøren om ansatte skal kobles med ansattnummer eller ansattidentifikator. De avklarer også hvilke opplysninger om dato, timer, aktivitet og dimensjoner som skal overføres.

Timer til ordrelinjer

Denne varianten oppretter ordrelinjer i Business NXT. Den passer når timene skal inngå på en ordre, for eksempel som grunnlag for fakturering, kostnadsoppfølging eller prosjektkontroll.

Ordrelinjene kan settes opp på to måter:

• Detaljert eksport: Registreringene beholdes som separate linjer, for eksempel per dag, ansatt eller aktivitet.
• Gruppert eksport: Registreringer med samme avtalte kjennetegn slås sammen, for eksempel per ordre, dato, person, aktivitet eller dimensjon.

Hvilket detaljnivå som er riktig, avhenger av hva virksomheten trenger å se og behandle videre i Business NXT.

Timeeksporten settes opp med enten aktivitetstabellen eller ordrelinjer som mål. De samme timene sendes ikke til begge variantene.

Kostnadsbilag basert på timer og tillegg

Når dette inngår i løsningen, kan timer og tillegg overføres som et kostnadsbilag. Debetkonto, kreditkonto og aktuelle dimensjoner avtales for kundecasen. Dette er en egen arbeidsflyt og erstatter ikke nødvendigvis timeeksporten til aktivitetstabell eller ordrelinjer.

Variantene for produkter og vareuttak

Produktregister fra Business NXT til Tidsbanken

Produktregisteret kan hentes helt eller delvis. Et vanlig oppsett er enten:

• bare produkter som de ansatte skal kunne registrere uttak av
• hele det aktuelle produktregisteret
• bestemte produktgrupper eller varetyper, for eksempel materiell, maskiner eller tillegg

Pris og enhet kan følge produktet når dette er en del av mappingen.

Vareuttak fra Tidsbanken til Business NXT

Vareuttak og annet forbruk som registreres i Tidsbanken, kan overføres til ordrelinjer i Business NXT. Eksporten kan være:

• detaljert eller samlet per ordre eller prosjekt
• med eller uten pris
• koblet til lager når lagerreferanse inngår i oppsettet
• fordelt på avtalte dimensjoner

Produktflyten inn til Tidsbanken og vareuttaket tilbake til Business NXT er separate arbeidsflyter. Du kan bruke den ene uten den andre dersom det passer kundecasen.

Slik startes arbeidsflytene

Arbeidsflyter fra Business NXT til Tidsbanken bør normalt startes via webhook. Da opprettes det webhookabonnement i Business NXT for de aktuelle tabellene, mens Tidsbanken setter opp mottaket og kobler varslene til riktig arbeidsflyt. Innkommende arbeidsflyter kan alternativt kjøres manuelt.

Arbeidsflyter fra Tidsbanken til Business NXT kan kjøres etter en avtalt plan eller manuelt. Du trenger administratortilgang i Tidsbanken når du skal starte en arbeidsflyt manuelt i Integrasjonssenteret.

Verdien for virksomheten

Integrasjonen kan gi:

• mindre manuelt arbeid, fordi data ikke må registreres i begge systemer
• bedre datakvalitet, fordi prosjekt-, ordre- og produktgrunnlaget kan vedlikeholdes fra Business NXT
• riktigere faktura- og kostnadsgrunnlag, fordi timer og vareuttak sendes med avtalte referanser
• riktig detaljnivå, fordi eksporten kan være detaljert eller gruppert
• bedre kontroll, fordi hver arbeidsflyt viser retning og tidspunktet for siste kjøring uten feil
• fleksibilitet over tid, fordi Tidsbanken kan justere mappingen når virksomhetens prosesser endres

Hvem gjør hva?

Administratortilgang i Tidsbanken er bare nødvendig når en bruker skal starte en arbeidsflyt manuelt med Play-knappen i Integrasjonssenteret. Selve mappingen og den tekniske konfigurasjonen håndteres av Tidsbanken i samarbeid med virksomheten og ofte virksomhetens Visma-leverandør.

Neste steg: Slik setter du opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Business NXT.

Se også hvilke opplysninger som utveksles mellom Tidsbanken og Business NXT.