Slik setter du opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Business NXT

Integrasjonen har ingen oppsettsveiviser du kan bruke. Tidsbanken setter opp integrasjonen for den enkelte kundecasen, i samarbeid med virksomheten og ofte virksomhetens Visma-leverandør.

Virksomheten beskriver ønsket arbeidsmåte. Tidsbanken og Visma-leverandøren avklarer nødvendige tilganger, tabeller og felter, og Tidsbanken konfigurerer feltkoblinger, filtre, retning og kjøreplan for hver arbeidsflyt.

Før du begynner: avklar tilgangene

Tidsbankens klient-ID må ha tilgang i Business NXT

Klient-ID-en som Tidsbanken bruker for Business NXT-integrasjonen, må få tilgang til riktig firma i Business NXT. Tilgangen må omfatte tabellene og handlingene som de avtalte arbeidsflytene skal lese fra eller skrive til.

Virksomhetens Visma-leverandør bidrar ofte med å gi klient-ID-en riktig tilgang. Tidsbanken oppgir hvilken klient-ID som skal brukes, og hvilke deler av Business NXT løsningen trenger tilgang til. Det er ikke tilstrekkelig at en enkelt bruker hos virksomheten har tilgang.

Ha dette klart før oppstartsmøtet:

firmanummeret i Business NXT
hvilke firmaer som skal omfattes
en kontaktperson som kan administrere apper og tilganger i Visma
en kontaktperson som kjenner prosjekt-, ordre-, produkt- og dimensjonsoppsettet
kontaktinformasjon til kundens Visma-leverandør når denne skal bidra i oppsettet

Slik gjennomføres oppsettet

Du kontakter Tidsbanken og beskriver hva integrasjonen skal løse.
Virksomheten, Tidsbanken og ofte virksomhetens Visma-leverandør kartlegger dataflyt, tabeller, obligatoriske felter og tilganger.
Partene avklarer eksportvariant, detaljnivå, filtre, dimensjoner og hvordan hver arbeidsflyt skal startes.
Tidsbanken konfigurerer og aktiverer arbeidsflytene.
Virksomheten og Tidsbanken gjennomfører en kontrollert test. Visma-leverandøren deltar ved behov.
Løsningen godkjennes før større datamengder eller automatisk kjøring tas i bruk.

Trinn 1: Avklar hva som skal flyttes

Tidsbanken kartlegger dataflyten sammen med virksomheten og ofte Visma-leverandøren. Avklar hvilke av disse arbeidsflytene virksomheten trenger:

kunder fra Business NXT til Tidsbanken
prosjekter eller ordrer fra Business NXT til Tidsbanken
ordrelinjer som prosjektlinjer eller aktiviteter i Tidsbanken
produkter og priser fra Business NXT til Tidsbanken
timer fra Tidsbanken til enten aktivitetstabellen eller ordrelinjer i Business NXT
vareuttak fra Tidsbanken til ordrelinjer i Business NXT
kostnadsbilag basert på timer og tillegg

En kundecase kan ha flere arbeidsflyter. Timeeksporten bruker én av de to variantene: aktivitetstabellen eller ordrelinjer. De samme timene sendes ikke til begge.

Trinn 2: Velg riktig variant for timeeksport

Variant A: Timer til aktivitetstabellen

Velg denne når Business NXT skal motta timer som aktiviteter eller timeposter knyttet til ansatte. Avklar:

om ansatte skal gjenkjennes med ansattnummer eller ansattidentifikator
hvilke prosjekter, aktiviteter og dimensjoner timene skal knyttes til
om hver registrering skal beholdes som en egen post

Den valgte verdien i Tidsbanken må kunne kobles til riktig ansatt i Business NXT. Ansattnummer brukes når samme ansattnummer finnes i begge systemer. Ansattidentifikator kan brukes når virksomheten har en egen, unik koblingsverdi. Tidsbanken kontrollerer koblingen som en del av testingen.

Variant B: Timer til ordrelinjer

Velg denne når timene skal legges på ordrelinjer. Avklar:

hvilken ordre eller hvilket prosjekt timene skal plasseres på
hvilken vare eller linjetype som skal brukes for arbeidstid
hvilke dimensjoner som skal følge linjen
om pris, kostnad, notat eller fakturerbar status skal følge med
om eksporten skal være detaljert eller gruppert

Detaljert eksport beholder registreringene som separate ordrelinjer. Gruppert eksport summerer registreringer som har samme avtalte kjennetegn. Tidsbanken konfigurerer hvilke kjennetegn som brukes til gruppering.

Variant C: Kostnadsbilag

Velg denne når timer og tillegg også skal gi et kostnadsbilag. Avklar debetkonto, kreditkonto og hvilke dimensjoner som skal brukes. Hvis denne arbeidsflyten er satt opp, ber den om periode og bilagsinnstillinger når du starter den manuelt.

Hva skjer når timer klargjøres automatisk?

Timer må være klargjort i Tidsbanken før de kan overføres. Hvis automatisk klargjøring inngår i kundens oppsett, klargjøres timene som en del av overføringen til Business NXT.

Hvis en klargjort time senere endres, oppretter Tidsbanken eventuelle justeringsposter slik at endringen kan overføres.

Hvis automatisk klargjøring ikke inngår i oppsettet, må timene klargjøres etter virksomhetens vanlige kontrollrutine før arbeidsflyten kjøres.

Trinn 3: Velg riktig variant for produkter og vareuttak

Produktregister til Tidsbanken

Avklar om Tidsbanken skal motta:

alle aktuelle produkter
bare produkter som skal kunne registreres som vareuttak
utvalgte produktgrupper eller varetyper

Avklar også om pris, enhet, produktgruppe og lageropplysninger skal følge produktet. Tidsbanken setter opp eventuelle filtre for kundecasen.

Vareuttak til ordrelinjer i Business NXT

Avklar:

hvordan vareuttaket finner riktig ordre eller prosjekt
om linjene skal være detaljerte eller grupperte
om pris, kostnad og rabatt skal følge med
om lager og enhet skal følge med
hvilke dimensjoner som skal settes på ordrelinjen

Alle vareuttak som skal overføres, må inneholde de referansene som er obligatoriske i kundens mapping.

Trinn 4: Avtal hvordan arbeidsflytene skal startes

Arbeidsflyter fra Business NXT til Tidsbanken

Innkommende arbeidsflyter skal normalt bruke webhook eller kjøres manuelt. Webhook er anbefalt når endringer skal overføres fortløpende:

Kundens Visma-leverandør oppretter webhookabonnement i Business NXT for tabellene som inngår i løsningen.
Tidsbanken setter opp mottaket og kobler varslene til riktig kunde og arbeidsflyt.
Når Business NXT varsler om en relevant endring, starter Tidsbanken den aktuelle arbeidsflyten.

Hvis webhook ikke skal brukes, kan en administrator starte den innkommende arbeidsflyten manuelt med Play-knappen. Innkommende arbeidsflyter bør ikke settes opp med et fast kjøreintervall.

Arbeidsflyter fra Tidsbanken til Business NXT

Utgående arbeidsflyter kan kjøres etter en avtalt plan eller manuelt. Én gang per dag, etter at registreringene normalt er kontrollert, er et godt utgangspunkt for timer og vareuttak. Bruk manuell kjøring under innføring, testing eller når en kontrollert periode skal overføres.

Trinn 5: Tidsbanken konfigurerer mappingen

Tidsbanken oppretter arbeidsflytene med:

navn og retning
riktig Business NXT-firma
kildetabell og måltabell
avtalte feltkoblinger og filtre
detaljert eller gruppert eksport
webhook eller manuell kjøring for innkommende arbeidsflyter
kjøreplan eller manuell kjøring for utgående arbeidsflyter
eventuell automatisk klargjøring av timer

Du trenger ikke kjenne eller vedlikeholde de tekniske mappingfunksjonene. Du kan ikke endre mappingen selv. Endringer bestilles hos Tidsbanken og avklares med virksomhetens Visma-leverandør når de berører Business NXT-oppsettet.

Trinn 6: Kontroller de ferdig konfigurerte arbeidsflytene

Etter at Tidsbanken har satt opp integrasjonen:

Åpne Visma Business NXT i Integrasjonssenteret.
Kontroller at alle avtalte arbeidsflyter vises.
Kontroller navnet på hver arbeidsflyt og pilen som viser retningen.
Sammenlign arbeidsflytene med løsningsbeskrivelsen, slik at du vet hvilke innkommende flyter som bruker webhook og hvilke flyter som skal kjøres manuelt eller etter en plan.
Kontroller tidspunktet for siste kjøring uten feil. Et forsøk som feiler, oppdaterer ikke dette tidspunktet.

Trinn 7: Kjør en kontrollert test

Test én arbeidsflyt om gangen:

Opprett eller velg et lite, kjent datagrunnlag.
Velg Play-knappen ved riktig arbeidsflyt.
Hvis du får velge periode, velger du en kort periode med kjente registreringer.
Bekreft kjøringen.
Følg statusen til den viser fullført eller feilet.
Kontroller resultatet i mottakersystemet.
For timeeksport åpner du overføringshistorikken og kontrollerer linjene.

Valget Ta med allerede eksporterte timer er bare relevant ved manuell kjøring av en aggregert timeeksport til ordrelinjer. Valget brukes ikke ved detaljert eksport til ordrelinjer eller ved eksport til aktivitetstabellen. La valget være av med mindre Tidsbanken har bedt deg bruke det.

Valgene i dialogen kan variere mellom arbeidsflytene. Du ser bare datoperiode og andre kjørevalg når de er aktivert for den aktuelle kundecasen.

Når bør du bruke Play-knappen?

Manuell kjøring krever administratortilgang i Tidsbanken. Åpne Integrasjonssenteret direkte, eller velg skiftenøkkelen nederst til høyre og deretter Integrasjoner. Hvis du ikke får åpnet siden, må en administrator gi deg nødvendig rolle eller kjøre arbeidsflyten for deg.

Bruk Play-knappen:

etter første oppsett, for å teste arbeidsflyten
etter at en feil eller mapping er rettet
når data må overføres før neste planlagte kjøring eller webhook-hendelse
hver gang, hvis arbeidsflyten er satt til manuell

Ikke start den samme arbeidsflyten på nytt mens den viser at den kjører. Vent til statusen er ferdig.

Når må oppsettet endres?

Kontakt Tidsbanken hvis virksomheten endrer:

prosjekt-, ordre- eller produktstruktur
obligatoriske felt i Business NXT
ansattkobling
dimensjoner, kontoer eller lager
ønsket detaljnivå eller gruppering
hvilke data som skal omfattes av et filter
hvordan arbeidsflyten skal startes
webhookabonnementet eller mottaket

Tidsbanken involverer kundens Visma-leverandør når endringen krever nye tilganger, andre Business NXT-tabeller eller endringer i oppsettet hos Visma.

Hvis noe feiler, se Feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og Business NXT.

Se også hvilke opplysninger som utveksles mellom Tidsbanken og Business NXT.