Hvilke opplysninger utveksles mellom Tidsbanken og Business NXT?

Business NXT-integrasjonen har ikke én fast feltliste som gjelder alle virksomheter. Tidsbanken konfigurerer mappingen ut fra løsningsbeskrivelsen for kundecasen, i samarbeid med virksomheten og ofte virksomhetens Visma-leverandør. Bare avtalte arbeidsflyter og felter blir brukt.

Oversikten viser hvilke typer data integrasjonen kan håndtere. Den bekrefter ikke at alle feltene inngår i virksomhetens oppsett.

Oversikt over mulige dataflyter

• Fra Business NXT til Tidsbanken: kunder, prosjekter, ordrer, ordrelinjer, aktiviteter, produkter, priser, enheter og dimensjoner.
• Fra Tidsbanken til Business NXT: timer, vareuttak, forbruk og eventuelle kostnadsbilag.

Arbeidsflytene er separate. En virksomhet kan for eksempel hente prosjekter og produkter uten å eksportere vareuttak. Timeeksporten settes opp med enten aktivitetstabellen eller ordrelinjer som mål. De samme timene sendes ikke til begge.

Arbeidsflyter fra Business NXT til Tidsbanken bør normalt startes via webhook. Det krever webhookabonnement i Business NXT og et mottak som Tidsbanken setter opp for kundecasen. Innkommende arbeidsflyter kan alternativt kjøres manuelt.

Fra Business NXT til Tidsbanken

Kunder

Kundemappingen kan blant annet bruke:

• kundenummer og kundenavn
• organisasjonsnummer
• kontaktperson og kontaktopplysninger
• faktura- og leveringsadresse
• aktiv eller inaktiv status
• ekstern referanse til posten i Business NXT

Prosjekter og ordrer

Et prosjekt eller en ordre i Business NXT kan opprettes som prosjekt i Tidsbanken. Mappingen kan blant annet bruke:

• prosjekt- eller ordrenummer
• navn og beskrivelse
• kundenummer og fakturakunde
• ansvarlig eller selger
• startdato, sluttdato og status
• avdeling, lokasjon, koststed eller andre dimensjoner
• ekstern referanse

Hvilken Business NXT-post som blir prosjekt i Tidsbanken, avtales for kundecasen.

Ordrelinjer og aktiviteter

Ordrelinjer kan opprettes som prosjektlinjer eller aktiviteter i Tidsbanken. Mappingen kan blant annet bruke:

• linjenummer eller aktivitetsnummer
• navn og beskrivelse
• prosjekt- eller ordrenummer
• produktnummer
• antall, enhet, pris og kostnad
• fakturerbar status
• ansvarlig
• planlagt eller faktisk start og slutt
• avtalte dimensjoner
• ekstern referanse

Produkter og priser

Produktregisteret kan overføres helt eller etter et kundetilpasset utvalg. Mappingen kan blant annet bruke:

• produktnummer og produktnavn
• alternativt navn eller beskrivelse
• enhet
• kostpris, innkjøpspris og salgspris
• merverdiavgift
• produktgruppe, varetype eller kategori
• lagerstatus, lokasjon eller hylle
• strekkode
• aktiv eller offentlig status
• ekstern referanse

Det kan settes opp egne utvalg for eksempelvis materiell, maskiner, tjenester eller tillegg.

Fra Tidsbanken til Business NXT

Variant 1: Timer til aktivitetstabellen

Timeposten kan blant annet bygges av:

• referanse til timelinjen i Tidsbanken
• ansattnummer eller ansattidentifikator og kobling til riktig ansatt i Business NXT
• dato, fra- og til-klokkeslett og antall timer
• prosjekt, ordre, aktivitet eller prosjektlinje
• arbeidstype eller produktnummer
• kunde
• notat og informasjon
• fakturerbar status og fakturerbart antall
• pris og kostnad
• avdeling, elementer og andre avtalte dimensjoner

Denne varianten beholder normalt koblingen til den enkelte ansatte og registreringen. Postene kan også brukes til videre rapportering, for eksempel i OneStop Reporting.

Variant 2: Timer til ordrelinjer

Den samme typen timegrunnlag kan opprettes som ordrelinjer. Kundens mapping bestemmer:

• hvilken ordre eller hvilket prosjekt linjen skal til
• hvilket produkt eller hvilken linjetype som representerer arbeidstiden
• om pris, kostnad og fakturerbar status skal følge med
• hvilke dimensjoner som skal settes
• hvilke felt som brukes til detaljering eller gruppering

Ved detaljert eksport kan registreringene beholdes som egne ordrelinjer. Ved gruppert eksport summeres antall timer for registreringer som har samme avtalte nøkkel, for eksempel ordre, dato, ansatt, aktivitet eller dimensjon.

Variant 3: Vareuttak til ordrelinjer

Et vareuttak eller en forbrukstransaksjon kan blant annet gi:

• referanse til transaksjonen i Tidsbanken
• dato og eventuelt klokkeslett
• produktnummer og produktnavn
• antall og enhet
• kostpris, salgspris og rabatt
• ordre, prosjekt, prosjektlinje eller aktivitet
• kunde
• lagerreferanse
• ansattnummer eller ansattidentifikator når dette inngår i mappingen
• fakturerbar status
• avdeling og andre avtalte dimensjoner

Eksporten kan være detaljert eller gruppert. Den kan også settes opp med eller uten pris og lagerkobling.

Variant 4: Kostnadsbilag

Når kundecasen har en egen bilagsarbeidsflyt, kan timer og tillegg danne et kostnadsbilag. Oppsettet kan bruke:

• valgt periode og beskrivelse
• debetkonto og kreditkonto
• timer og beregnet kostnad
• prosjekt, prosjektlinje eller aktivitet
• hovedavdeling, avdeling eller andre dimensjoner

Hvilke dimensjoner som føres på de enkelte organisasjonsenhetene i Business NXT, bestemmes i kundens oppsett.

Slik brukes filtre og mapping

Tidsbanken kan konfigurere at en arbeidsflyt bare tar med bestemte poster, produktgrupper, statuser eller andre avtalte verdier. Mappingen kan også tilpasse formater, sette faste verdier og gruppere linjer.

Dette vedlikeholdes av Tidsbanken. Du kan ikke konfigurere mappingen selv og trenger ikke kjenne de tekniske funksjonene. Virksomheten bør likevel ha en oppdatert løsningsbeskrivelse som viser:

• kilden og målet for hver arbeidsflyt
• feltene som er obligatoriske
• eventuelle utvalg og filtre
• hvilke dimensjoner som brukes
• om ordrelinjer er detaljerte eller grupperte
• om pris, kostnad, lager og fakturerbar status følger med

Opplysninger som brukes til kontroll

Integrasjonen bruker også kontrollopplysninger som ikke nødvendigvis blir synlige som forretningsfelter i mottakersystemet:

• unik ekstern referanse til kildeposten
• godkjenningsstatus
• eksportstatus og eksportdato
• tidspunkt for siste endring og siste kjøring uten feil
• transaksjonsstatus og feilmelding

Den eksterne referansen brukes blant annet for å kontrollere om en kildepost allerede finnes i Business NXT. Linjer som er overført, merkes som eksportert i Tidsbanken når mottaket er bekreftet.

Kontroller dataene etter oppsett eller endring

1. Velg ett kjent prosjekt eller én kjent ordre.
2. Kontroller tilhørende kunde, aktivitet og produktgrunnlag i Tidsbanken.
3. Registrer en testtime eller et testuttak.
4. Bruk Play-knappen på riktig arbeidsflyt i Integrasjonssenteret.
5. Kontroller nummer, antall, dato, ansatt, pris og dimensjoner i mottakersystemet.
6. Kontroller om linjene er detaljerte eller grupperte som avtalt.
7. For timeeksport kontrollerer du også overføringshistorikken.

Hvis feltene ikke samsvarer med løsningsbeskrivelsen, må Tidsbanken justere mappingen før et større datagrunnlag overføres. Kundens Visma-leverandør involveres når avviket gjelder tabeller, obligatoriske felter eller tilganger i Business NXT.

Se hvordan du setter opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Business NXT.

Se også feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og Business NXT.