Slik setter du opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Tripletex

Oppsettet består av tre deler:

1. Opprett en API-brukernøkkel i Tripletex og koble systemene sammen.
2. Velg hvilke ansatte og opplysninger som skal overføres til Tidsbanken.
3. Aktiver lønnsintegrasjonen og kontroller lønnsoppsettet før første overføring.

Ansattintegrasjonen og lønnsintegrasjonen kan brukes uavhengig av hverandre.

Før du begynner: kontroller tilgangene

Slik kontrollerer du at du er administrator i Tidsbanken

1. Logg inn i Tidsbanken.
2. Åpne Integrasjonssenter direkte, eller velg skiftenøkkelen nederst til høyre og deretter Integrasjoner.

Hvis du kan åpne Integrasjonssenteret og velge en integrasjon, har du administratortilgang. Hvis du får beskjed om at du ikke har tilgang, må en administrator i Tidsbanken gi deg nødvendig rolle eller utføre oppsettet.

Lønnsoverføring kan bare utføres av en administrator i Tidsbanken.

Slik kontrollerer du at du er administrator i Tripletex

1. Gå til Lønn → Ansatte i Tripletex.
2. Åpne ditt eget ansattkort eller ansattkortet til administratoren som eier brukernøkkelen.
3. Kontroller at fanen API-tilgang er synlig, og at du kan administrere brukernøkkelen.

Hvis fanen ikke er tilgjengelig, må en brukeradministrator i Tripletex opprette eller kontrollere nøkkelen. Administratorbrukeren må ha full tilgang til lønnsmodulen.

Slik kontrollerer du at Tripletex-modulene er aktive

1. Åpne Integrasjonssenteret.
2. Velg Tripletex.

Før systemene er koblet sammen, er Tripletex-integrasjonen aktiv når du kan velge Opprett ny integrasjon. Hvis du ser Bestill, må du kontakte Tidsbanken for å aktivere integrasjonen.

Etter at brukernøkkelen er lagret, vises HR og Lønn ut fra hvilke deler virksomheten har bestilt. Under hver aktiv del ser du kort med en knapp for å koble til eller koble fra.

Dette trenger du i Tripletex

• tilleggstjenesten Integrasjoner må være aktiv i Tripletex
• en brukeradministrator som kan opprette og kontrollere API-brukernøkler
• et ansattkort med systemtilgang som skal eie nøkkelen
• full tilgang til lønnsmodulen for administratoren som oppretter nøkkelen
• tilgang til ansatte og avdelinger når ansattintegrasjonen skal brukes
• tilgang til lønnsarter og lønnstransaksjoner når lønnsintegrasjonen skal brukes

En API-brukernøkkel kan ikke få flere tilganger enn brukeren som eier nøkkelen. Velg derfor en eier som har tilgang til opplysningene integrasjonen skal lese eller skrive.

Trinn 1: Opprett en API-brukernøkkel i Tripletex

1. Logg inn i Tripletex som brukeradministrator.
2. Kontroller at tilleggstjenesten Integrasjoner er aktiv under Selskap → Mitt abonnement.
3. Gå til Lønn → Ansatte, og åpne ditt eget ansattkort eller ansattkortet til administratoren som skal eie nøkkelen.
4. Åpne fanen API-tilgang.
5. Velg Ny nøkkel.
6. Velg Tilpasset oppsett.
7. Skriv Tidsbanken i feltet Applikasjonsnavn. Bruk samme store og små bokstaver.
8. Skriv for eksempel Tidsbanken integrasjon i feltet Gi nøkkelen et navn.
9. Kontroller at brukernøkkelen får tilgangene som integrasjonen trenger. Brukeren som eier nøkkelen må ha full tilgang til lønnsmodulen.
10. Velg Opprett nøkkel.
11. Kopier hele API-brukernøkkelen ved å trykke i feltet der nøkkelen vises.

Du finner Tripletex sin oppdaterte veiledning i Hvordan oppretter jeg en API-brukernøkkel?.

Trinn 2: Koble Tidsbanken til Tripletex

1. Åpne Integrasjonssenteret.
2. Velg Tripletex.
3. Velg Opprett ny integrasjon, og deretter Koble til.
4. Lim inn brukernøkkelen fra Tripletex.
5. Lagre koblingen.

Tidsbanken kontrollerer nøkkelen mot Tripletex. Når koblingen er godkjent, vises oppsettet for de aktive delene HR og Lønn.

Trinn 3: Konfigurer HR-integrasjonene

Valgfritt: Aktiver overføring av avdelinger

Hvis nye og endrede avdelinger fra Tripletex skal være tilgjengelige i Tidsbanken:

1. Åpne HR.
2. Finn kortet for Avdelinger, og velg Koble til.
3. Velg Aktiver integrasjon.

Denne koblingen er valgfri. Ikke aktiver den hvis avdelingsstrukturen med vilje skal være forskjellig i systemene. Velg da også Nei når du senere blir spurt om avdelingen på ansatte skal synkroniseres.

Konfigurer ansatte fra Tripletex

Finn kortet for Ansatte under HR, og velg Koble til.

Velg om avdelingen på ansatte skal følge med

• Velg Ja når avdelingsnummeret fra Tripletex skal oppdatere avdelingen på den ansatte i Tidsbanken.
• Velg Nei når systemene har ulik avdelingsstruktur eller avdeling skal vedlikeholdes i Tidsbanken.

Hvis du velger Ja, må avdelingene som brukes på de ansatte være tilgjengelige i Tidsbanken.

Velg timelønn for nye ansatte

Valget Skal timelønn synkroniseres for ansatte som opprettes etter at integrasjonen er satt opp? gjelder nye ansatte som senere kommer inn fra Tripletex:

• Velg Ja når timelønn fra arbeidsforholdet skal opprettes i Tidsbanken.
• Velg Nei når timelønn skal vedlikeholdes manuelt i Tidsbanken.

Avgrens hvilke ansatte som skal overføres

Under Filter kan du avgrense listen med:

• ansattkategorier
• avdelinger
• ett eller flere intervaller for ansattnummer

Filtrene gjelder både første overføring og nye ansatte som senere opprettes i Tripletex. Uten filtre vises alle ansatte med ansattnummer. Intervallfilteret er numerisk; ansatte med bokstaver i ansattnummeret blir derfor ikke tatt med når et slikt filter brukes.

Kontroller koblingen for hver ansatt

Listen sammenligner Tripletex-ansatte med ansatte i Tidsbanken:

1. Kontroller at samme person har samme ansattnummer i begge systemer.
2. For ansatte med gul status finnes samme ansattnummer allerede i Tidsbanken. Svar Ja eller Nei på om oppføringene gjelder samme person. Svar for alle ansatte med gul status.
3. Ansatte med grønn status finnes ikke i Tidsbanken ennå og er klare til å overføres. Fjern valget til venstre hvis en ansatt ikke skal overføres.
4. I kolonnen Timelønn velger du eksisterende ansatte som også skal få timelønn fra arbeidsforholdet i Tripletex.
5. Løs alle røde koblingsfeil før du fortsetter.

Når en ansatt kobles, lagrer Tidsbanken Tripletex-ID-en som en skjult ekstern referanse. Denne referansen brukes ved senere endringer. Ikke koble sammen to oppføringer hvis du er usikker på om de gjelder samme person.

Aktiver ansattintegrasjonen

Velg Aktiver integrasjon. Da skjer to ting:

• de valgte ansatte overføres første gang
• Tripletex sender automatisk en hendelse til Tidsbanken når en valgt ansatt opprettes, endres eller slettes

Det finnes derfor ikke et kjøreintervall for ansattintegrasjonen.

Trinn 4: Aktiver lønnsintegrasjonen

1. Utvid Lønn i Tripletex-oppsettet.
2. Velg Koble til på kortet for lønn.
3. Velg om Tripletex skal generere skattetrekk når lønnstransaksjonen opprettes. La valget være av hvis skattetrekk skal håndteres senere i Tripletex.
4. Velg Aktiver integrasjon.

Hvis du bruker ansattintegrasjonen, brukes den skjulte eksterne referansen som ble opprettet ved ansattkoblingen. Hvis du bare bruker lønnsintegrasjonen, må Tidsbankens ansattnummer – eller ansattidentifikator hvis dette er valgt i lønnsbehandlingen – være likt ansattnummeret i Tripletex.

Lønnsintegrasjonen har ingen automatisk tidsplan. Overføringen startes fra den vanlige lønnsbehandlingen i Tidsbanken.

Trinn 5: Kontroller første lønnsoverføring

Lønnsartene administreres utenfor integrasjonsoppsettet. Før første overføring kontrollerer du at lønnsartene har samme lønnsartnummer i lønnsartregisteret i Tidsbanken og lønnsartregisteret i Tripletex.

Bruk en kort og kontrollert periode første gang:

1. Behandle og kontroller timene som skal inngå i lønnsgrunnlaget.
2. Åpne lønnsbehandlingen i Tidsbanken.
3. Kontroller fra-dato og til-dato, og slå av gruppering per dato. Tripletex-overføringen krever at datogruppering er deaktivert.
4. Velg om ansatte skal kobles med ansattnummer eller ansattidentifikator.
5. Velg Tripletex API som lønnsformat.
6. Kjør forhåndskontrollen, og rett manglende ansatte eller lønnsarter.
7. Velg lønnsmåned og år, og skriv en beskrivelse som gjør overføringen lett å kjenne igjen.
8. Overfør lønnsgrunnlaget.
9. Kontroller lønnstransaksjonen i Tripletex og overføringshistorikken i Tidsbanken.

Hvis du velger å markere grunnlaget som overført i Tidsbanken, blir de aktuelle registreringene merket med tidspunktet for overføringen.

Endre eller koble fra

Bruk redigeringsknappen på ansattkortet når du skal endre filtre, utvalg, avdelingsvalg eller timelønn. Lagre endringene og kontroller en berørt ansatt.

Du kan erstatte API-brukernøkkelen fra Tripletex-oppsettet. Hvis du kobler fra ansattintegrasjonen, fjernes oppsettet som gjør at Tidsbanken mottar hendelser fra Tripletex, og de lagrede koblingsvalgene for ansatte. Lønnsintegrasjonen kan fortsatt brukes hvis den er aktiv og ansatte kan gjenkjennes på ansattnummer eller ansattidentifikator.

Hvis noe feiler, se Feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og Tripletex.

Se også hvilke opplysninger som utveksles mellom Tidsbanken og Tripletex.