Slik setter du opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Visma Net

Integrasjonen har to separate arbeidsflyter:

1. Kunder og prosjekter fra Visma Net til Tidsbanken
2. Timer fra Tidsbanken til Visma Net

Du kan bruke én eller begge. Konfigurer hver arbeidsflyt separat.

Før du begynner: kontroller tilgangene

Slik kontrollerer du at du er administrator i Tidsbanken

1. Logg inn i Tidsbanken.
2. Åpne Integrasjonssenter direkte, eller velg skiftenøkkelen nederst til høyre og deretter Integrasjoner.

Hvis du kan åpne Integrasjonssenteret og velge en integrasjon, har du administratortilgang. Hvis du får beskjed om at du ikke har tilgang, må en administrator i Tidsbanken gi deg nødvendig rolle eller utføre oppsettet.

Slik kontrollerer du at Visma Net-modulen er aktiv

1. Åpne Integrasjonssenter.
2. Velg Visma Net.

Modulen er aktiv når du ser kortene for arbeidsflytene kunder og prosjekter og timer til Visma Net. Hvis du i stedet ser en knapp for å bestille integrasjonen, er modulen ikke aktiv. Kontakt Tidsbanken for å aktivere modulen.

Dette betyr at Tidsbanken har riktig tilgang

Tidsbanken må være godkjent for det Visma Net-firmaet du skal koble til, og integrasjonen må ha tilgang til å lese eller skrive opplysningene som arbeidsflyten bruker. Tilgangen er riktig når tenant-ID-en for firmaet blir godkjent i veiviseren og vises med en grønn hake.

Hvis tenant-ID-en har riktig format, men ikke blir godkjent, må en bruker som kan administrere apper og tilganger i Visma kontrollere at Tidsbanken er godkjent for riktig firma.

Slik finner du riktig tenant-ID i Visma Net

1. Åpne Visma Admin.
2. Velg Company.
3. Velg firmaet som skal kobles til, og velg Edit.
4. Åpne Configuration.
5. Kopier verdien i feltet Tenant id.

Bruk firmaets tenant-ID, ikke en kunde-ID eller en overordnet organisasjons-ID. Tenant-ID-en har GUID-format, for eksempel 12345678-1234-1234-1234-123456789abc.

Før du starter arbeidsflytene: slik kobles ansatte

I oppsettet til begge arbeidsflytene blir du bedt om å velge hvordan ansatte skal kobles mellom systemene. Avklar koblingsmetoden før du følger oppskriftene nedenfor:

• Ansattnummer er det vanlige ansattnummeret på den ansatte i Tidsbanken. Velg dette når samme ansattnummer brukes i Tidsbanken og Visma Net. Dette er det anbefalte standardvalget.
• Ansattidentifikator er et eget alternativt koblingsfelt i Tidsbanken. Velg dette bare når virksomheten bruker en separat, unik verdi for å koble ansatte, for eksempel fordi ansattnumrene er forskjellige i systemene.

Den valgte verdien må finnes på den ansatte og peke til samme person i begge systemer. Bruk normalt samme koblingsmetode i begge arbeidsflytene.

Arbeidsflyt 1: Hent kunder og prosjekter fra Visma Net

1. Åpne Integrasjonssenter, velg Visma Net, og velg arbeidsflyten for kunder og prosjekter.
2. Skriv inn tenant-ID-en, og vent til den vises med en grønn hake.
3. Velg Ansattnummer eller Ansattidentifikator som beskrevet ovenfor.
4. Velg hvor ofte arbeidsflyten skal kjøre.
5. Kontroller oppsummeringen.
6. Velg Start. Hvis arbeidsflyten allerede finnes, velger du Oppdater.

Hvor ofte bør kunder og prosjekter hentes?

Hvert 30. minutt er et godt utgangspunkt når kunder og prosjekter opprettes eller endres gjennom arbeidsdagen. Velg én gang per dag hvis slike endringer skjer sjelden. Bruk Manuelt under testing eller hvis virksomheten vil styre hver oppdatering selv.

Arbeidsflyt 2: Overfør timer til Visma Net

1. Åpne Integrasjonssenter, velg Visma Net, og velg arbeidsflyten for timer til Visma Net.

2. Skriv inn tenant-ID-en, og vent til den vises med en grønn hake.

3. Velg Ansattnummer eller Ansattidentifikator som beskrevet ovenfor.

4. Velg om timer skal klargjøres automatisk.

   Hva skjer når timer klargjøres automatisk?

   Timer må være klargjort i Tidsbanken før de kan overføres. Velger du Ja, klargjøres timene som en del av overføringen til Visma Net.

   Hvis en klargjort time senere endres, oppretter Tidsbanken eventuelle justeringsposter slik at endringen kan overføres til Visma Net.

   Velg Nei hvis timene skal klargjøres manuelt, for eksempel fordi virksomheten har en intern kontrollrutine før overføring.

5. Fyll inn prosjektkontogruppe, debetkonto, debet kostnadsbærer, kredittkonto og kreditt kostnadsbærer.

6. Velg hvor ofte arbeidsflyten skal kjøre.

7. Kontroller oppsummeringen.

8. Velg Start eller Oppdater.

Hvor ofte bør timer overføres?

Én gang per dag, etter at dagens timer normalt er kontrollert, er et godt utgangspunkt for de fleste virksomheter. Velg hvert 30. minutt eller hver time bare hvis Visma Net trenger oppdaterte timer gjennom dagen og automatisk klargjøring er et bevisst valg. Velg Manuelt hvis en bruker skal kontrollere og starte hver overføring.

Intervallene du kan velge i veiviseren

• Manuelt: Ingen automatisk kjøring.
• Hvert 15. minutt, hvert 30. minutt eller hver time: Ingen flere valg.
• Én gang per dag: Velg klokkeslett.
• Én gang per uke: Velg ukedag og klokkeslett.
• Én gang per måned: Velg dato fra 1 til 28 og klokkeslett.

Når du har aktivert en automatisk plan, viser arbeidsflyten neste planlagte kjøring.

Når og hvordan du kjører en arbeidsflyt manuelt

Kjør manuelt:

• etter første oppsett, for å teste koblingen
• etter at du har rettet en feil
• når en endring må overføres før neste planlagte kjøring
• hver gang, hvis intervallet er satt til Manuelt

Slik gjør du det:

1. Åpne Visma Net i Integrasjonssenteret.
2. Finn riktig arbeidsflyt.
3. Velg Play-knappen på arbeidsflytkortet.
4. Vent til kjøringen er ferdig.
5. Kontroller at tidspunktet for siste kjøring er oppdatert.
6. Kontroller resultatet i mottakersystemet. For timeeksport kontrollerer du også overføringshistorikken.

Endre eller koble fra en arbeidsflyt

Velg redigeringsknappen på arbeidsflytkortet for å endre oppsettet. Gå gjennom veiviseren, kontroller oppsummeringen og velg Oppdater.

For å deaktivere arbeidsflyten åpner du den og velger Koble fra. Den andre arbeidsflyten påvirkes ikke.

Hvis noe feiler, se Feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og Visma Net.

Se også hvilke opplysninger som utveksles mellom Tidsbanken og Visma Net.