Hvilke opplysninger utveksles mellom Tidsbanken og Tracksys?

Integrasjonen henter fartsskriveraktiviteter fra Tracksys og sammenligner dem med behandlede timeregistreringer i Tidsbanken. Det betyr registreringer som er ferdig behandlet i Tidsbanken og inngår i timegrunnlaget. Opplysningene brukes i fartsskriverrapporten og skrives ikke tilbake til kildesystemene.

Opplysninger som lagres i integrasjonsoppsettet

Oppsettet lagrer:

• Tidsbanken-virksomheten som oppsettet tilhører
• Tracksys API Key
• ansattnummer i Tidsbanken koblet til sjåfør-ID i Tracksys
• arbeidstype i Tidsbanken koblet til en aktivitetskategori

API-nøkkelen brukes til å hente sjåførlisten og aktivitetene. Den skal behandles som en hemmelighet og skal ikke vises i rapporter eller supportsaker.

Fra Tracksys til fartsskriverrapporten

Sjåførlisten under oppsett

Når API-nøkkelen registreres, henter Tidsbanken aktive sjåfører som nøkkelen gir tilgang til:

• sjåfør-ID
• fornavn
• etternavn
• aktiv eller deaktivert status brukes til å utelate deaktiverte sjåfører

Sjåfør-ID-en lagres i koblingen til den ansatte. Tidsbanken lagrer ikke sjåførens navn som erstatning for koblingen.

Fartsskriveraktiviteter når rapporten kjøres

For valgt sjåfør og periode hentes:

• starttid
• sluttid
• aktivitetskategori
• eventuell korrigert eller overstyrt aktivitetskategori

Aktivitetskategoriene er:

• DRIVING: kjøring
• WORK: annet arbeid
• REST: hvile
• AVAILABLE: tilgjengelighetstid
• UNKNOWN: ukjent eller ikke klassifisert aktivitet

Tidsbanken sender sjåfør-ID og valgt datoperiode i forespørselen til Tracksys. Ansattnummer, timeregistreringer og arbeidstyper fra Tidsbanken sendes ikke til Tracksys.

Fra Tidsbanken til fartsskriverrapporten

Ansattkoblingen

Under oppsettet brukes:

• ansattnummer
• navn

Ansattnummeret kobles til riktig sjåfør-ID fra Tracksys. Koblingen brukes bare til å velge riktig datagrunnlag i rapporten.

Arbeidstypekoblingen

Under oppsettet brukes:

• nummer eller ID for arbeidstypen
• navn på arbeidstypen
• valgt aktivitetskategori

Koblingen bestemmer hvordan timen skal klassifiseres i sammenligningen.

Behandlede timeregistreringer

For valgt ansatt og periode brukes:

• arbeidstype
• dato
• fra-klokkeslett
• til-klokkeslett
• antall timer
• timetype for å avgrense til normaltid, overtid og plusstid

Bare arbeidstyper som finnes i integrasjonsoppsettet, tas med. Registreringene endres ikke når rapporten kjøres.

Slik blir datakildene sammenlignbare

Arbeidstype → aktivitetskategori

Eksempler:

• Arbeidstypen Kjøring → DRIVING
• Arbeidstypen Annet arbeid → WORK
• Arbeidstypen Pause → REST
• Arbeidstypen Tilgjengelig → AVAILABLE

Du velger koblingene ut fra hvordan arbeidstypene faktisk brukes. En feil kategori gir misvisende summer selv om begge kildene inneholder riktige tider.

Behandling av fartsskriveraktivitetene

• En korrigert eller overstyrt kategori i Tracksys brukes i stedet for den opprinnelige.
• En hvileperiode som er kortere enn 15 minutter, vises som WORK.
• En aktivitet som går over midnatt, deles mellom de aktuelle datoene.
• Varigheten beregnes fra aktivitetens start og slutt.

Dette viser rapporten per dato

Rapporten bygger separate oversikter for Tracksys og Tidsbanken med:

• aktiviteter med start, slutt, varighet og kategori
• summert kjøretid
• summert arbeidstid
• summert hviletid
• summert tilgjengelighetstid
• summert ukjent aktivitet
• første start på kjøring eller arbeid
• siste slutt på kjøring eller arbeid
• hvile mellom første start og siste slutt på arbeidsdagen

Dette gjør det mulig å sammenligne både aktivitetsforløpet og dagsummene.

Dette sendes ikke til Tracksys

Integrasjonen sender ikke følgende opplysninger fra Tidsbanken til Tracksys:

• timeregistreringer
• arbeidstyper
• lønnsarter eller lønnsgrunnlag
• fravær
• vaktlister
• prosjekter, kunder eller oppdrag
• avdelinger

Rapporten oppretter heller ikke aktiviteter i Tracksys.

Dette inngår ikke i fartsskriverrapporten

Rapportgrunnlaget omfatter ikke egne felt for:

• GPS-posisjon eller rute
• kjøretøy-ID eller registreringsnummer
• kilometerstand eller kjørelengde
• drivstofforbruk
• lønnsbeløp eller satser
• sjåførkortnummer
• dokumenter, varsler eller regelbrudd fra Tracksys

Disse opplysningene kan finnes i Tracksys, men brukes ikke av denne integrasjonen.

Personvern og tilgang

Rapporten inneholder opplysninger om identifiserbare ansatte og arbeidstid. Gi derfor bare rapporttilgang til brukere som trenger opplysningene i arbeidet sitt, og unngå å dele skjermbilder med flere personopplysninger enn nødvendig.

Kontroller dataene etter oppsett

1. Velg én ansatt som er koblet til riktig sjåfør.
2. Velg en kort periode med data i begge systemer.
3. Kjør fartsskriverrapporten.
4. Kontroller dato, start, slutt og kategori for én aktivitet.
5. Kontroller dagsummene fra Tracksys og Tidsbanken.
6. Undersøk forskjellen før du endrer registreringer eller koblinger.

Se hvordan du setter opp integrasjonen mellom Tidsbanken og Tracksys.

Se også feilsøking for integrasjonen mellom Tidsbanken og Tracksys.